SAVEA Administration
Information
Bakom SAVEA E-butik ligger kärnan i NetProSales e-handelssystem, administrationen. Det är härifrån som butiksägaren sköter om butikens utseende, administrerar dess produkter, hanterar ordrar eller beställer in nya varor till butiken från sina leverantörer.
Många som letar efter ett e-handelssystem nöjer sig med att undersöka hur själva butiken ser ut. Men bara för att en butik ser bra ut behöver det inte betyda att den utgör ett framgångsrikt koncept för affärer på nätet. Självklart är det viktigt med utseende och form på butiken, men det bakomvarande systemet är minst lika viktigt, om inte viktigare.
Vi på NetProSale började i den andra ändan. Vi byggde först ett administrationssystem där OLF-en (Order- lager och Faktureringssystemet) låg i fokus. Tanken var att man lätt och smidigt skulle kunna administrera en order genom alla dess stadier, från nyinkommen order, order under leverans till order att fakturera. Därefter byggde vi ut systemet med en flexibel och lika lättadministrerad e-butik, vilken ni nu kan undersöka här i vår demobutik.
Eftersom det är svårt att visa upp en demoversion av administrationssystemt "live" har vi skapa denna sida. Här kan du via ett antal bilder gå igenom några av systemets delar.
SAVEA Administration
Detta är vad man möts av när man loggar in på SAVEA admin. Till vänster ligger den åtkomliga menyn och i sidans mitt visas en översikt av butikens aktiviteter (på övriga bilder visas av utrymmeskäl inte någon meny eller headerbild.
Översikt
Här visas hur överskådligt SAVEA admin är. Efter att ha klickat på menyvalet ”Ordrar” kommer man till denna översikt där samtliga aktiva ordrar visas upp. Ordrar som ligger under "Att bekräfta" är sådana som just kommit in i butiken. Efter att ha bekräftat en order hamnar den under (Under leverans). Efter att ordern sedan levererats hamnar den under "Fakturor att hantera". Även om en order redan är betald (t ex med kortbetalning) hamnar den här, detta för att bokföringen bli rätt. Ordrar som betalas via faktura hamnar under ”Inväntar betalning” När Pengarna anländer avslutas ordern. Betalas inte en faktura inom fakturaperioden hamnar den under försenade betalningar.
Bekräfta en order
För att bekräfta en order markerar man antingen orderns krysruta och klickar på knappen ”Bekräfta” eller så klickar man på länken ”Bekräfta” som ligger på varje orderrad. På orderraden kan man även läsa om de beställda varorna finns i lager eller inte, vilket medför att man inte råkar bekräfta en ofullständig order.
Efter att ha klickat på ”Bekräfta” skickas man vidare till en sida där man ser hela ordern. Här kan man välja att modifiera ordern eller skicka ett meddelande till kunden om att ordern nu mottagits och bekräftats.
Bekräfta flera ordrar samtidigt
Genom att hålla inne vänster musknapp och dra med muspekaren över kryssrutorna markeras ordrarna som ska bekräftas. Efter att ha klickat på knappen Bekräfta skickas man vidare till en sida där man bekräftar ordern genom ytterligare ett klick på knappen Bekräfta.
De bekräftade ordrarna har nu hamnat under rubriken ”Under leverans”. Plocklistor till lagret har skapats. (Bekräftasteget går att automatisera så att alla ordrar vars varor finns i lager (100%) direkt går till lagret).
Icke kompletta ordrar
Bekräftar man en order där det saknas varor i lagret visar SAVEA antalet som kan skickas till kund.
Efter att ha skrivit ett eventuellt meddelande till kunden om detta klickar man på knappen ”Skicka orderbekräftelse”.
När den första delordern är bekräftad måste man skapa en restorder. Antalet obekräftade varor läggs automatiskt in i restorden och om kunden inte vill komplettera med fler varor är det bara att klicka på knappen ”Spara utkast”.
Eftersom alla varor inte fanns i lager sparar man restordern genom att klicka på knappen ”Spara som förorder” och hamnar under rubriken ”Förordrar” på översiktssidan.
Nästa steg är att man måste beställa hem varor från leverantören. Vill man bara beställa vad som saknas i ordern klicka man på ”Skapa inköpsorder”. Fönstret Ny inköpsorder visas och efter att ha valt hur många av leverantörens produkter som ska listas och i vilken ordning de ska sorteras klickar man på knappen ”Nästa”.
Antalet saknade varor är redan ifyllda och om man önskar fler så är det bara att öka antalet samt lägga till fler varor i beställningen. Efter att ha fyllt i hur mycket man önskar beställa klickar man på knappen ”Sista”. På nästa sida som visas klickar man på knappen ”Skapa order”.
Nu är det dags att skicka ordern till leverantören. Första steget i detta är att spara ordern som utkast vilket man gör genom att klicka på knappen ”Spara utkast”.
Andra steget är att skicka ordern för påsende till leverantören.
Efter att ha mottagit en bekräftelse från leverantören godkänner administratören orden. Och kan nu gå vidare med att bekräfta orden genom att gå till orderns bekräftelsesida via knappen ”Gå till bekräftelse-sidan”.
Nästa steg är att skicka en orderbekräftelse tillbaka till leverantören, vilket man gör genom att klicka på knappen ”Skicka orderbekräftelse”.
När varorna sedan anländer är det dags att kvittera ordern. Vilket man gör efter att först ha klickat på inköpsorden och sedan på knappen ”Kvittera leverans”. Efter detta steg fylls de beställda varorna automatiskt på i lagret.
Nu är det bara att gå tillbaka till restorden för att bekräfta den vilket man gör enligt ovan.
Under leverans
Den lageransvarige hämtar ut plocklistor här och kvitterar sedan att man packat varorna varpå frakthandlingar skapas. (Plocklistor kommer snart att kunna skrivas ut i bulk.)
1) Klicka på Leverera.
Beställningen visas och man kan välja att skicka e-post till kunden och berätta att ordern nu är under leverans. Här kan man även välja att lägga till ett meddelande till kunden.
2) Kvittera leverans & Skapa följsesedel.
Samtidigt som man klickar på knappen "Kvittera leverans & skapa följesedel" skickas information till Pacsoft Online (förutsatt detta är aktiverat hos er). Sedan är det bara att logga in på Pacsoft online för att skriva ut ordens fraktetikett (se nästkommande bild).
3) Nästa order
Klicka på Tillbaka till ordrar för att gå vidare med nästa order.
Pacsoft Online
Efter att ha loggat in på Pacsoft Online går man in på Frakthandlingar och sedan Lagrade utskrifter. Där visas alla ordrar som levererats genom SAVEA. Genom att klicka på knappen "Skriv ut" skriver man ut samtliga frakthandlingar.
Fakturor att hantera
För varje order skapas en faktura, även om ordern är förbetald.
Välj vilka fakturor som ska hanteras och klicka på knappen Skriv ut. Man förflyttas till en ny sida där man klickar på knappen Bekräfta att allt skrivits ut. Nu är ordrarna färdiga och hamnar bland gamla ordrar. Här visas hur en faktura ser ut.
Administration av produkter
En enkel översikt visar din butiks produkter. Längst till vänster visas om produkten listas i butik (grön), utkast (gul) eller är arkiverad (grå).
(Skapar man en ny produkt hamnar man genast på fliken allmänt (se nedan) där man börjar fylla i produktens uppgifter.)
Genom att klicka på avancerad sökning visas fler sökalternativ.
Varje produkt har ett produktkort som har ett antal flikar. Det första fliken visar en kortfattad översikt av produkten.
Fliken allmänt
Denna sida är mycket viktig eftersom det är här (i produktnamn, kort- och lång beskrivning) sökmotorerna kommer att leta.
Visas i kategorier:
En produkt kan tillhöra flera kategorier T.ex. har man följande produktkategorier i sin butik:
- Kläder
- Tröjor
- Långärmade
- T-shirt
- Byxor
- Manchester
- Jeans
- Shorts
- Tröjor
- Levis
Ett par Levi's jeans kan till exempel tillhöra kategorierna Kläder, Byxor, Jeans och Levis. När någon går in på en av dessa kategorier kommer byxorna att visas där.
Produkter som inte tillhör någon kategori visas inte i butiken
Visas i butiker:
Har man flera butiker (t. ex. En svensk, en dansk och en engelsk) kan man här bestämma i vilka butiker en produkt ska synas.
Status:
Här bestämmer man om produkten ska synas i butik, vara ett utkast eller arkiverad.
På denna sida:
Funktionen "På denna sida: Visa priserna inkl moms" gör det lättare för dig att utforma attraktiva priser (exempelvis 99,95 i stället för 97,86) när de visas inklusive moms i butiken. Denna kryssruta påverkar inget annat än hur just priset visas i formuläret på just denna sida.
Övriga fält
Övriga fält behöver nog ingen närmare beskrivning.
Fliken lager
Denna flik visar hur stora kvantiteter som finns i lager, vilken/vilka leverantörer som det går att beställa varan hos, inköpspris, vikt mm.
SAVEA gör skillnad på hur mycket som finns rent fysiskt i lager och hur mycket av detta som finns disponibelt, det vill säga reserverat för de senaste bekräftade ordrarna.
Fliken variationer
Här visas vilka variationer som finns av en produkt samt statistik över produkten och dess variationer. En variation kan till exempel var storlekar såsom small, medium och large, eller färger såsom röd, brun och grön. Varje produktvariation blir en egen produkt som kan lagerföras.
(variationerna skapas lätt av administratören själv)
Fliken bilder/filer
Varje produkt kan i grund ha upp till 6 olika produktbilder och upp till 4 filer. Systemet är dock byggt så att antalet går att ändra.
Fliken tillbehör
Har en produkt särskilda tillbehör vilka dessutom säljs i butiken kan man länka dessa till produkten ifråga.
Fliken relaterade
För att skapa merförsäljning kan man visa liknande produkter som kanske är lite dyrare än den man valt att titta närmare på.
